Ausgangssituation in den unteren Bauaufsichtsbehörden

Planung, Stand und Rahmenbedingungen für die digitale Transformation

Um das Transferprogramm »Digitale Bauaufsicht Thüringern« anforderungsgerecht ausgestalten zu können, war es zunächst unverzichtbar, die Ausgangssituation in den Landratsämtern und Stadtverwaltungen zu ermitteln. Dabei interessierten insbesondere die bisherigen Planungen, der aktuellen Stand und die konkreten Rahmenbedingungen für die digitale Transformation in den einzelnen unteren Bauaufsichtsbehörden.

Mit dieser Aufgabenstellung wurde im Oktober und November 2021 eine ausführliche Online-Umfrage durchgeführt. Ihre Ergebnisse waren Ausgangspunkt für vertiefende Gespräche mit nahezu allen unteren Bauaufsichtsbehörden. Die folgende Darstellung fasst die Ausgangssituation für die Transferinitiative zusammen.

Strategische Orientierungen und Planungen
zur Digitalisierung in den Kommunen

Zwar hat die Mehrzahl der Thüringer Kommunalverwaltungen mit unteren Bauaufsichtsbehörden die anstehenden Digitalisierungsaufgaben im Blick, konkrete Planungen fehlen jedoch zumeist.

Digitalisierungsstrategie

Lediglich 26% der Kommunalverwaltungen verfügen über eine behördenweite Digitalisierungsstrategie, d.h. eine verbindliche Regelung der Ziele und grundlegenden Prämissen für die Digitalisierung der Gesamtverwaltung.

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Digitalisierungsplanung

Lediglich 15% der Kommunalverwaltungen verfügen über eine verbindliche Digitalisierungsplanung. Diese umfasst konkrete Festlegungen zu Maßnahmen und Terminen für die Digitalisierung der Gesamtverwaltung.

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Stand der Digitalisierung in den unteren Bauaufsichtsbehörden

Die Verantwortlichen der unteren Bauaufsichtsbehörden wissen um die notwendige digitale Transformation ihrer Arbeit und akzeptieren diese Aufgabe. Bislang konnten sie jedoch entsprechende Maßnahmen kaum verbindlich planen. Die komplexe Aufgabe der Digitalisierung der bauaufsichtlichen Sachbearbeitung wird in den Kommunen nicht priorisiert. Dennoch stehen punktuell Haushaltsmittel für die Umsetzung von Einzelmaßnahmen in den Jahren 2022 und 2023 zur Verfügung.

Planung von Digitalisierungsvorhaben

In der Mehrzahl der unteren Bauaufsichtsbehörden sind Digitalisierungsvorhaben angekündigt, jedoch konnten bislang lediglich 4% der Behörden ihre Planungen verbindlich gestalten.

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Planung von Haushaltsmitteln

In etwa 40% der unteren Bauaufsichtsbehörden stehen in den Jahren 2022 und 2023 Haushaltsmittel für Digitalisierungs-maßnahmen zur Verfügung. Mehrheitlich sind die Digitalisierungsabsichten jedoch noch nicht durch finanzielle Ressourcen untersetzt.

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Auch die detailliertere Betrachtung typischer Digitalisierungsaufgaben bestätigt die oben getroffene Einschätzung:
In der Mehrzahl der unteren Bauaufsichtsbehörden existieren noch keine fachlichen Konzepte und keine verbindlichen Planungen zur Lösung einzelner Digitalisierungsaufgaben. Den höchsten Anteil an laufenden und geplanten Aktivitäten verzeichnet die Bereitstellung von Online-Formularen: Ein Viertel der Behörden arbeiten bereits an der Umsetzung der Anforderungen des Online-Zugangsgesetzes.

Online-Formulare

Aufgabe: Alle Anträge und Anzeigen zu Verwaltungsleistungen der Bauaufsichtsbehörde können über Online-Formulare digital übermittelt werden. Die Bauaufsichtsbehörde ist in der Lage, sie digital entgegen zu nehmen.

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Digitale Akten

Aufgabe: Alle Verwaltungsleistungen der Bauaufsichtsbehörde werden ausschließlich in rechtskonformen digitalen Akten dokumentiert. Akten in Papierform entfallen.

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Digitale Beteiligungen / Mitwirkungen

Aufgabe: Beteiligungen / Mitwirkungen öffentlicher Stellen werden digital über ein Online-Portal abgewickelt.

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Digitale Kommunikation mit Antragstellenden und Entwurfsverfassern

Aufgabe: Die Kommunikation mit Antragstellenden und Entwurfsverfassern wird digital über ein Online-Portal abgewickelt.

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Digitale Kommunikation mit Prüfingenieuren

Aufgabe: Die Kommunikation mit Prüfingenieuren wird digital über ein Online-Portal abgewickelt.

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Digitale Sachbearbeitung / Digitaler Geschäftsgang

Aufgabe: Die Sachbearbeitung erfolgt digital. Bescheide werden digital erstellt, digital autorisiert und digital an die Verfahrensbeteiligten übermittelt.

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Mobile digitale Arbeit

Aufgabe: Digitale Akten und Dokumente können mobil, d.h. außerhalb des Büros, verwendet und bearbeitet werden.

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Informationstechnische Rahmenbedingungen

Keine der unteren Bauaufsichtsbehörden verfügt über alle notwendigen IT-Komponenten für eine vollständig digitale Arbeit. Während alle Behörden eine Fachsoftware zur  Unterstützung bauaufsichtlicher Arbeiten nutzen, stehen Online-Komponenten zur Zusammenarbeit mit externen Verfahrensbeteiligten kaum zur Verfügung. In vielen Fällen wird dies damit begründet, auf eine landeseinheitliche Lösung warten zu wollen. Auch die Arbeitsplätze der Bauaufsichtsbehörden sind zumeist noch nicht adäquat mit Informationstechnikausgestattet.

Verfügbarkeit und Nutzung digitaler Anwendungen

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Adäquate Austattung der Arbeitsplätze für eine vollständig digitale Arbeit

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Verfügbarkeit qualifizierter elektronischer Signaturen

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Personelle Rahmenbedingungen

Die personellen Rahmenbedingungen in den unteren Bauaufsichtsbehörden lassen vor allem einen Mangel an geschulten Projektleitenden, teilweise aber auch an Fachadministrator:innen für die verwendeten Softwarelösungen, erkennen.

Verfügbarkeit von Fachadministrator:innen

In fast 60% der unteren Bauaufsichtsbehörden sind Fachadministrator:innen für die verwendeten Softwarelösungen nicht ausreichend oder gar nicht verfügbar.

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Verfügbarkeit von qualifizierten Projektleitenden

In mehr als 80% der unteren Bauaufsichtsbehörden stehen ausgebildete / erfahrene Projektleitende zur Steuerung der Digitalisierungsvorhaben nicht ausreichend oder gar nicht zur Verfügung.

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Bereitschaft zu Nachnutzung und Kooperation

Die unteren Bauaufsichtsbehörden im Freistaat Thüringen sind zur Kooperation bei der Lösung der Digitalisierungsaufgaben bereit. Als Ausgangspunkt dafür werden die Ergebnisse des Pilotprojekts im Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt wertgeschätzt.

Zwischen 60% und fast 90% der der unteren Bauaufsichtsbehörden würden sich in jedem Fall oder vermutlich an Kooperationsprojekten zu Digitalisierungsaufgaben beteiligen. Eine Ausnahme macht lediglich die gemeinsame Beschaffung einer geeigneten Fachsoftware: Etwa die Hälfte der Behörden ist daran interessiert; während andere zumeist keine Notwendigkeit sehen, ihre vorhandene Lösung zu ersetzen.

Fachsoftwarelösung

Kooperationsbereitschaft zur gemeinsamen Beschaffung einer geeigneten Fachsoftwarelösung

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Dienstleistungen

Kooperationsbereitschaft zur gemeinsamen Beschaffung von externen Dienstleistungen (Projektunterstützung, IT‑Dienstleistungen etc.)

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Umsetzung der Digitalisierung

Wenn diesselbe Fachsoftware verwendet wird: Kooperationsbereitschaft zur gemeinsamen Konzeption und abgestimmte Umsetzung der Digitalisierung

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Fördermittel

Kooperationsbereitschaft zur gemeinsamen Beantragung von Fördermitteln für Digitalisierungsvorhaben

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Zukunftsthemen

Kooperationsbereitschaft bei einem gemeinsamen Engagement für Zukunftsthemen der digitalen Arbeit, beispielsweise für die
IT- Unterstützung der materiellen Prüfung

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Zwischen 85% und 88% der unteren Bauaufsichtsbehörden würden Projektergebnisse aus dem Pilotprojekt im Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt für ihre Digitalisierungsvorhaben nutzen.

Musterlösungen

Nachnutzung von Musterlösungen für rechtliche Herausforderungen der Digitalisierung

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Online-Formulare

Nachnutzung von Online-Formularen für baurechtlicheVerwaltungsleistungen (bereitgestellt über das Landessystem ThAVEL)

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Prozessmodelle

Nachnutzung von Prozessmodellen für alle baurechtlichen Verwaltungsleistungen

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Vorgehensmodell

Nachnutzung von Vorgehensmodellen für Digitalisierungsprojekte in der Bauaufsichtsbehörde

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Erwartungen an die oberste Bauaufsichtsbehörde

Die Erwartungen an die oberste Bauaufsichtsbehörde im TMIL sind hoch: Aus kommunaler Sicht muss sie vor allem für einen geeigneten rechtlichen und fachlichen Rahmen sorgen, daneben aber auch aktiv koordinierend und unterstützend tätig werden.

Mehr als 90% der unteren Bauaufsichtsbehörden halten die angegebenen Unterstützungsleistungen durch die Landesregierung für unverzichtbar oder zumindest wichtig.

Plattform für den Erfahrungsaustausch

Bereitstellen und Moderieren einer Plattform für den Erfahrungsaustausch der Digitalisierungsakteure in den unteren Bauaufsichtsbehörden

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Fachliche und rechtliche Begleitung

Fachliche und rechtliche Begleitung der Digitalisierung in den unteren Bauaufsichtsbehörden des Freistaats Thüringen

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Unterstützung in der Kommunikation

Unterstützung in der Kommunikation mit verfahrensbeteiligten öffentlichen
IT-Dienstleistern​

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Anforderungen an Fachsoftwarelösungen

Bereitstellen von Hinweisen zu Anforderungen an Fachsoftwarelösungen, die für eine vollständig digitale Arbeitsweise erfüllt sein müssen

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Autoren: Anna Eckl, Matthias Neutzner / Letzte Aktualisierung: 26. Januar 2022