Pilotprojekt im Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt

Verbesserung von Dienstleistungsqualität und Wirtschaftlichkeit durch Digitalisierung

In den Jahren 2019 bis 2021 setzte das Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt ein Pilotprojekt zur digitalen, papierlosen Neugestaltung der Sachbearbeitung der unteren Bauaufsichtsbehörde um. Das Vorhaben wurde im Rahmen der Thüringer E‑Government-Richtlinie gefördert. Es konnte planmäßig durchgeführt werden.

Das Pilotprojekt zielt auf eine grundlegende Verbesserung der Dienstleistungsqualität und Wirtschaftlichkeit in einem der wichtigsten kommunalen Handlungsfelder. Im Ergebnis liegen Standardlösungen für die digitale Bearbeitung aller baurechtsbezogenen Verwaltungsverfahren im Freistaat Thüringen vor, die praktisch erprobt, verwaltungsübergreifend abgestimmt und zur Nachnutzung bereitgestellt sind.

Digitale, papierlose Arbeitsweise

Das Pilotprojekt zielte darauf, alle Verwaltungsleistungen der unteren Bauaufsichtsbehörde im Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt für eine vollständig digitale Arbeitsweise neu zu gestalten. Das Projektziel wurde erreicht – wenngleich einige äußere Faktoren Zwischenlösungen erforderlich machten.

Ziel: Die untere Bauaufsichtsbehörde dokumentiert alle in ihrem Zuständigkeitsbereich fallenden Verwaltungs­leistungen ausschließlich in rechtskonformen digitalen Akten. Akten in Papierform entfallen.

Umgesetzt: Ab Januar 2021 werden alle Geschäftsvorfälle der Bauaufsichtsbehörde ohne Papierakte durchgeführt.

Ziel: Die Sachbearbeitung in der unteren Bauaufsichtsbehörde inkl. Geschäftsgang und Bescheiderstellung erfolgt ausschließlich digital.

Umgesetzt: Im Jahr 2021 erließ die Bauaufsichtsbehörde mehr als eintausend Verwaltungsakte in digitaler Form.

Ziel: Die digitale Sachbearbeitung ist auch mobil, d.h. außerhalb der Geschäftsräume, möglich.

Umgesetzt, jedoch noch wenig praktische Erfahrung: Pandemiebedingt fanden im Jahr 2021 nur wenige Vor-Ort-Abnahmen statt.

Ziel: Die Mitwirkung öffentlicher Stellen an den Verwaltungsleistungen der unteren Bauaufsichtsbehörde erfolgt ausschließlich digital.

Umgesetzt, jedoch technische Zwischenlösung: Alle Mitwirkungen aller öffentlichen Stellen erfolgen digital. Allerdings sollen Mitwirkungen künftig über die Thüringer Plattform Digitale Behördenkommunikation abgewickelt werden. Da diese Landeskomponente planmäßig erst seit dem Jahresende 2021 für den Pilotbetrieb zur Verfügung steht, musste zwischenzeitlich eine landkreiseigene Online-Lösung verwendet werden. Die Umstellung auf die Landeskomponente erfolgt im ersten Halbjahr 2022.

Ziel: Die Mitwirkung weiterer Verfahrensbeteiligter – beispielsweise Antragstellende, Entwurfsverfasser:innen, Nachbar:innen etc. – kann digital erfolgen.

Umgesetzt. Auch die Kommunikation mit weiteren Verfahrensbeteiligten kann digital erfolgen. Für die Umstellung auf die Plattform Digitale Behördenkommunikation gilt das oben gesagte.

Ziel: Alle Anträge und Anzeigen zu Verwaltungsleistungen der unteren Bauaufsichtsbehörden können digital ausgelöst und zusammen mit Bauvorlagen digital übermittelt werden.

In wesentlichen Teilen umgesetzt: Alle mehr als 30 Formularanwendungen, die für baurechtsbezogene Verwaltungsleistungen benötigt werden, wurden als Online-Antragsassistenten für das Landessystem ThAVEL konzipiert und realisiert. Noch abzuschließen sind technische Arbeiten in der Landes-IT‑Infrastruktur sowie die Qualitätssicherung. Ab zweitem Quartal 2022 sollen alle Formularanwendungen im Regelbetrieb bereitstehen.

Nachnutzbare Ergebnisse des Pilotprojekts

Ein wesentliches Ziel des Pilotprojektes war es, transferierbare und verallgemeinerte Projektergebnisse zur landesweiten Nachnutzung zu entwickeln. Sie sollen alle weiteren Thüringer Bauaufsichtsbehörden bei der Bewältigung ihrer digitalen Transformation unterstützen.

Standardleistungsportfolio und verallgemeinerte Prozessbeschreibungen für alle Leistungen der unteren Bauaufsichtsbehörde im Freistaat Thüringen

Umgesetzt: In Abstimmung mit der obersten Bauaufsichtsbehörde wurden 31 Verwaltungsleistungen identifiziert und beschrieben.

Die Darstellung des bauaufsichtlichen Leistungsportfolios enthält jeweils:

  • Leistungsgruppe, Leistungsbezeichnung und Rechtsbezug,
  • Beschreibung der Leistung,
  • verallgemeinerte Prozessmodelle
    (Prozessarchitektur und Teilprozesse).

Landesweit einsetzbare Online-Formulardienste für alle baurechtlich relevanten Formulare

In wesentlichen Teilen umgesetzt: Siehe oben.

Musterlösungen für typische Digitalisierungsaufgaben im Umfeld der Bauaufsichtsbehörden

Umgesetzt: Die Sammlung von Erfahrungen und Wissen wird laufend fortgeschrieben.

Vorgehensmodell für die digitale Transformation der unteren Bauaufsichtsbehörden

Umgesetzt: Aus den Erfahrungen der Saalfelder Bauaufsicht wurde ein Vorgehensmodell für Digitalisierungsprojekte abgeleitet.

Digitale Lösungen auch für weitere raumbezogene Verwaltungsleistungen

Das Projektkonzept im Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt ging davon aus, die digitale Transformation der Verwaltungsarbeit für alle Aufgaben einer gesamten Organisationseinheit zu erreichen. Nur auf diese Weise entstehen Rationalisierungsgewinne im Hinblick auf Qualität und Wirtschaftlichkeit. Wenn stattdessen an benachbarten (oder gar an ein und denselben) Arbeitsplätzen einer Organisationseinheit parallel digital und papierbasiert gearbeitet werden müsste, würde das Mehrbelastungen nach sich ziehen und die Prozessqualität eher verschlechtern als verbessern.

In der Geschäftsverteilung des Landratsamtes Saalfeld-Rudolstadt ist die untere Bauaufsichtsbehörde dem Sachgebiet Bauordnung zugeordnet. Weitere Aufgaben des Sachgebiets umfassen die untere Denkmalschutzbehörde und den Aufgabenbereich der Bauleitplanung. Ausgehend vom Paradigma der organisationsbezogenen digitalen Transformation wurden daher im Pilotprojekt auch alle Verwaltungsleistungen dieser Aufgabenbereiche vollständig digital umgesetzt.

Autor: Matthias Neutzner / Letzte Aktualisierung: 25. Januar 2022